[晨会议组织流程] 组织会议的流程
时间：2018-10-21 06:12:47 来源：小苹果范文网 本文已影响 人 
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。小编给大家整理了关于晨会议组织流程，希望你们喜欢!
会议组织流程规定
一、集团会议类型
人力行政中心行政部组织会议分别为集团高管会议、年度工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议、及临时性会议。
1、集团高管会议由总裁办负责并记录，行政部通知、保障及协调，负责人总裁办主任。
2、年度工作会议由总裁办牵头，人力行政中心主办及通知、记录、保障，负责人人力行政中心总监。
3、月度工作会议由人力行政中心行政部主办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心总监助理。
4、周工作会议由人力行政中心行政部经办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心行政部经理。
5、部门工作会议由体系主管经办、后勤主管保障，做好相关准备及保障工作，负责人体系主管。
6、其他临时性会议参照参会人员级别分别由各层级负责人经办，并做好会议保障。
二、会前准备
1、确定会议议题。
根据管理需要和领导安排，确需要通过会议解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨。
2、制定会务方案。
根据确定的会议议题，人力行政中心行政部(以下简称行政部)制定会议组织的会务方案，一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序。
(1)时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示出星期几。比如：×月×日(星期×)日上午8:00。
(2)地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：四楼基金公司会议室。
(3)参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单;其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。
(4)准备方案：根据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见下列的会议准备。
3、责任到岗
根据会议要求，行政部要把会议涉及到各个事项，责任分解落实到岗到人，行政部经理对进行过程控制，协调解决出现问题。需要部门负责人解决的，要及时汇报，避免误事。
(1)提前预约，提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进行调整。
(2)会议通知。
①拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开××××的通知，首先发送邮件至各参会人员邮箱。明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准备相关资料。
②参会告知。通过短信通知到参会本人，参照“会议通知”内容但要注意简洁明了，并注明“联系人、联系方式、收到请回复”，上午召开的会议，前天下午下班前短信提醒;下午召开的会议，当日上午上班后提醒;晚上召开的会议，当日下午上班后
提醒，提前核实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏、偏差。
③参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。
④变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。
(3)会场布置。
①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。公司领导参加的，要摆放桌签，确保会议秩序。
②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示准备会标。
(4)整理资料。
①根据需要，收集与会议有关的信息和资料，
②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。
二、会时安排。
1、组织签到。
根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。
提醒，提前核实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏、偏差。
③参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。
④变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。
(3)会场布置。
①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。公司领导参加的，要摆放桌签，确保会议秩序。
②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示准备会标。
(4)整理资料。
①根据需要，收集与会议有关的信息和资料，
②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。
二、会时安排。
1、组织签到。
根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。
(1)电子邮件通知范文：尊敬的领导及各位同事大家好：现通知你本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划与人力行政中心孙俞燕企业邮箱，感谢您的支持，祝工作愉快!
(2)短信通知范文：尊敬的领导及各位同事：请你于本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划到人力行政中心孙俞燕企业邮箱，收到请回复，谢谢!
2、每月25日--28日收集工作计划及上会资料并校对文字，调整格式，28日确定会议议程。
3、28日--31日确认参会人员是否到会，如特殊原因不能按时参会者需向相关负责人请假并在行政部报备。
4、提前半天调正文件资料是否可以顺利播放。
5、担保公司负责人会前安排会议服务人员，做好后勤工作。
6、会后工作计划收集、打印、确认签字。
五、责任与考核
会议责任人负责制定会议议程方案、会议室及人员通知落实、会议安排准备、会议纪要及会后事项落实。不按规范组织会议，出现失误扣责任人50元～100元。会议确定事项进行跟踪督办不到位扣责任人100元～200元。
会议准备事项须知
注意事项
1.考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选，怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当;会议需要什么辅助器材，由谁负责;会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。
选择合适的会议场所
2.会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。
3.用文字记录会议的相关事项
在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。
会场的器材准备
现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。
1.桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水
桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
2.签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
5.资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
6.会标、背景板、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面)，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
为渲染会议或活动，会场内外放置展板是有效方法。
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